Quando la fase di programmazione incentive è terminata, il pacchetto approvato e confermato dal cliente,  si arriva alla fase operativa. Il viaggio ha inizio, finalmente! E tutto passa nelle mani del responsabile del viaggio: il Tour Leader.

Ma chi è e cosa fa il Tour Leader?

Il Tour Leader –  o Tour Manager, come viene chiamato all’estero – è una persona che svolge un’attività estremamente impegnativa. Ha, infatti, la responsabilità di:Rappresentare l’agenzia di viaggi incentive;

• Accompagnare gli ospiti durante tutto il viaggio diventandone il punto di riferimento per ogni evenienza;
• E’ il rappresentante dell’agenzia di viaggi di fronte ai fornitori;
• Verifica e conferma tutte le strutture e i servizi;
• Controlla alla partenza la presenza dei partecipanti;
• Fornisce il programma dettagliato e le informazioni del viaggio;
• Fa in modo che il gruppo sia ben amalgamato, favorisce una buona armonia e risolve gli eventuali problemi;
• Cura l’attuazione del programma turistico prestabilito facendo rispettare gli orari;
• Si occupa di eventuali modifiche in corso di soggiorno;
• Gestisce gli adempimenti burocratici di carattere doganale (nel caso di viaggi all’estero) e amministrativo;
• Provvede alla sistemazione negli alberghi o nelle strutture ricettive scelte;
• Presenta all’organizzazione per cui presta servizio una relazione sull’andamento del viaggio, informandola di eventuali inconvenienti, lacune, problemi emersi.

Si tratta di una figura professionale che richiede indubbiamente doti innate nel rapportarsi con gli altri e la capacità di un approccio positivo e calmo.  Chi sceglie questa figura professionale come lavoro deve possedere capacità organizzative e di risoluzione dei problemi, nonché la capacità di interpretare le esigenze del gruppo, comunicando con esso in modo chiaro e semplice.

Di solito il Tour Leader, una volta arrivato sul posto, si appoggia a un rappresentante in loco che l’aiuta e l’affianca, fungendo da tramite con chi presta il servizio.

E per quanto riguarda i voli? Per i voli, non c’è rappresentante in loco, solo fornitori di servizi correlati agli stessi con cui approcciarsi. A meno che….

THAT! offre e garantisce la presenza di un suo responsabile sul posto ogni volta che il cliente (viaggi incentive, DMC,  organizzatore di eventi e congressi) lo ritenga utile, accompagnando il gruppo stesso o arrivando separatamente quando preferibile.

Perché anche quando è tutto pianificato nei minimi dettagli, ci sono situazioni particolari in cui la presenza del responsabile della programmazione dei voli garantisce la tranquillità dello svolgimento delle operazioni.
Un cliente importante e VIP, una destinazione in cui la gestione delle pratiche aeroportuali è più complessa, il numero dei partecipanti, la quantità dei voli programmati… tutte situazioni in cui, per quanto il Tour Leader possa essere particolarmente efficiente e bravo, può incontrare delle difficoltà, perché trattandosi di un settore così specifico, la sua figura ha inevitabilmente dei limiti nella gestione di eventuali problematiche e/o inconvenienti.
E nelle situazioni in cui non ci si può permettere in nessun modo che qualcosa vada per il verso sbagliato, beh…THAT! c’è!

E si pone accanto al Tour Manager, sollevandolo dalla responsabilità della gestione e della correttezza dei programmi di volo, occupandosi degli eventuali ritardi, dei servizi di bordo, della personalizzazione dell’aereo.
That Aviation Italia si affianca al Tour Leader nelle operazioni di controllo delle liste passeggeri con monitoraggio incrociato, si incarica delle operazioni di imbarco e risolve in autonomia le eventuali problematiche burocratiche che dovessero venire a crearsi in fase di imbarco.

Per il Tour Leader, la presenza di un responsabile sul posto è garanzia di buon funzionamento del programma e per l’agenzia incentive un sollievo e una certezza di buona gestione delle operazioni.

Perché, come dice Sam Walton: “ Non si può permettere che i problemi siano un problema.”

Un esempio pratico?

Febbraio 2018, accompagniamo la nazionale di basket in Romania per una partita e pernottiamo nello stesso hotel della squadra per poter essere meglio raggiungibile dal Tour Manager.  L’orario di partenza previsto per il giorno successivo è alle 10.00 local time; così, come di consueto, alle 7.00 effettuiamo il check-out dall’albergo e nello stesso momento, veniamo informati di un possibile ritardo per meteo proibitivo. Il problema è in Italia, da cui deve arrivare il vettore. Alle 07.10 informiamo il cliente e alle 8.00 siamo già in aeroporto per essere direttamente operativi sul posto ed etichettare i bagagli della squadra, che ammontano a circa 700 kg.
Le condizioni meteo continuano a essere pesanti, così facciamo rimanere la squadra in hotel e diamo aggiornamenti al Tour Leader ogni 15 minuti.
Alle ore 11.00, poiché l’aereo continua a essere bloccato a Napoli per cattivo tempo decidiamo, d’accordo con la compagnia aerea contrattata per il charter, di sostituire l’aeromobile con altro proveniente da scalo diverso da quello pianificato in origine.
Convochiamo la squadra in aeroporto per le ore 15.00 e alle 15.30 effettuiamo il decollo per il rientro in Italia.

Le condizioni meteo avverse non sono certo imputabili a qualcuno ma è sopravvenuta una situazione di difficile risoluzione, che avrebbe potuto creare tensione e maggiore disagio. La nostra presenza ha sollevato l’agenzia e il team dalla gestione del problema e nonostante il ritardo operativo, entrambi sono rimasti soddisfatti dell’operato.

Possiamo solo fare nostra una frase di Ray Kroc: “Nessuno di noi è tanto in gamba quanto noi tutti messi insieme.”

That Aviation Italia, sempre al tuo fianco.

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