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    QUANDO, PERCHE’ E COME ORGANIZZARE UN VIAGGIO INCENTIVE?

QUALI SONO GLI OBIETTIVI DI UN VIAGGIO DI INCENTIVAZIONE?
QUANDO, PERCHE’ E COME ORGANIZZARE UN VIAGGIO INCENTIVE?


Quando si parla di incentive, a che cosa ci si riferisce? Che cosa sono i viaggi incentive e perché le aziende investono parte del loro budget in questa direzione?

“I viaggi di incentivazione, o incentivi, sono uno strumento di gestione aziendale che ha lo scopo di incentivare i dipendenti, i collaboratori esterni (ad es. agenti e rappresentanti) o i clienti di un'azienda al fine di ottenere un aumento e/o un miglioramento della produzione/vendita.”


Questa definizione - tratta da Wikipedia - ci aiuta a descrivere questo importante strumento utilizzato dalle aziende per stimolare i propri collaboratori/clienti verso il raggiungimento dell’obiettivo prefissato nella propria pianificazione. Si tratta di una strategia di marketing, di uno strumento motivazionale molto efficace, che coinvolge diversi settori (alberghiero, della ristorazione, del turismo e dei trasporti, in modo particolare il settore aereo e dei voli charter) e che rappresenta un segmento di mercato importante il cui trend, dopo un periodo di stallo, è di nuovo positivo e in continua e costante crescita.


In questo articolo, cercheremo di spiegare l’importanza di questo segmento del settore Turismo, i trend e le best travel destinations più richieste per il 2020, come organizzare un viaggio incentive e come THAT! può apportare un contributo importante nella realizzazione di un evento di successo.

 

1) Perché investire su un viaggio incentive per raggiungere gli obiettivi aziendali?

2) Incentive, Team Building, Convention & Co. Quali sono i dati di mercato?

3) Come organizzare i tuoi eventi motivazionali al meglio?

4) Quali sono le incentive travel destination più richieste per il 2020?

5) Quali sono i mezzi di trasporto più utilizzati nell’organizzazione di un incentive?

6) Cosa ti può offrire THAT! per fare la differenza nell’organizzazione di un charter dedicato?

 

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(1) Perché investire su un viaggio incentive per raggiungere gli obiettivi aziendali?

Sempre più aziende pianificano nel loro budget aziendale eventi quali convention, team building e viaggi incentive.

Perché mettere in preventivo una voce di costo che può avere anche una certa rilevanza per organizzare un “viaggio tutto pagato” per i propri dipendenti, collaboratori esterni o per i propri clienti?
Semplice, perché il viaggio incentive è un investimento che migliora la produttività aziendale.

E’ una voce di costo, ovvio, ma questa tipologia di viaggio è un vero e proprio investimento sul capitale più importante che l’azienda possa avere: quello umano.

E le aziende, si sa, non sono fatte solo di prodotti e di servizi, ma di persone che, con il loro contributo possono e fanno la differenza.

Ecco perché le aziende investono in questo tipo di viaggi come strumento per motivare. E un dipendente o un cliente motivato, va da sé, raggiunge risultati migliori.

Ma gli incentive riescono a stimolare anche altri elementi che vanno ad influire sulla redditività e sulla produzione: fanno sentire i singoli componenti parte di una squadra.

Ogni persona coinvolta si sente parte di un progetto più grande e ampio e prendere coscienza del proprio ruolo all’interno del disegno complessivo, fa sorgere un senso di responsabilità individuale nei confronti dell’azienda stessa, o lo rafforza.

Il prestigio del Brand diventa una questione di cui ci si sente responsabili in prima persona e aumentare la reputazione e il successo dell’azienda/Brand diventa un obiettivo personale. Il tutto in un’ottica di lavoro in team.
Un altro elemento determinante è la fidelizzazione. Un cliente soddisfatto o un dipendente che si sente valorizzato non ha motivo di guardarsi attorno in cerca di un’alternativa. Rimarranno vicini all’azienda.


Quindi, riassumendo, quali sono i vantaggi di un viaggio incentive?

1. Maggiore motivazione al lavoro di dipendenti, collaboratori esterni, clienti;
2. Creazione di un senso di appartenenza al gruppo di lavoro;
3. Spinta al lavoro di squadra;
4. Aumento del senso di responsabilità sul lavoro;
5. Affermazione del prestigio dell’Azienda e accrescimento della notorietà;
6. Fidelizzazione del cliente, dipendente, collaboratore esterno
7. Miglioramento dei risultati di produzione, vendita e maggiore redditività.

Visto in quest’ottica, siamo sicuri che i viaggi incentive aziendali debbano essere conteggiati sotto la voce “costi”?

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(2) Incentive, Team Building, Convention & Co. Quali sono i dati di mercato?

Dopo un periodo difficile dovuto alla crisi economica - che aveva visto uno stallo nel settore - nell’ultimo biennio il mercato ha ripreso un trend in crescita e ora, l’accrescimento è diventato davvero significativo.

A confermarlo sono i dati dichiarati dalle più autorevoli Incentive Travel Agency nazionali.

Le aziende italiane sono ritornate a programmare viaggi incentive e, soprattutto, eventi di grandi dimensioni.

Gli aspetti legati alla gratificazione e i risultati ottenuti dall’investimento in viaggi di incentivazione, evidenziano effetti positivi profondi e duraturi.

Il “segreto” sta nel confezionare viaggi in grado di trasformarsi in esperienze uniche, con una gamma di attività che i partecipanti non riuscirebbero a vivere se viaggiassero per conto proprio.

Gli appuntamenti previsti devono essere collegati tra di loro e portare il gruppo a creare una continuità nell’esperienza vissuta, in grado di coinvolgere e stupire, con un taglio diverso da quello che si potrebbe sperimentare se si visitasse il luogo di destinazione per conto proprio.

Il pubblico di oggi desidera vivere in maniera profonda il luogo, vuole essere coinvolto a livello emotivo e introspettivo. La scelta delle attività proposte durante l’evento diventa, quindi, determinante per il coinvolgimento e il raggiungimento del successo: devono rendere l’esperienza “unica”.

Una recente ricerca condotta dall’ Incentive Research Foundation (IRF), la Society for Incentive Travel Excellence (SITE) e la Financial and Insurance Conference Professionals (FICP), insieme a Oxford Economics ha evidenziato dati interessanti rilevati dalle Incentive Travel Agency coinvolte.

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Ecco alcune delle domande più interessanti:

a) Quali sono i vantaggi più importanti che la tua azienda registra dai programmi di viaggio incentive?

  • 55% - aumento delle vendite e/o dei profitti a seguito di un’operazione incentive;
  • 34% - aumento della produttività individuale;
  • 32% - maggiore coinvolgimento nel lavoro di gruppo;
  • 27% - miglioramento delle relazioni tra management aziendale e collaboratori dipendenti.

 

b) Qual è la spesa approssimativa per persona (costo totale del programma diviso per il numero di persone) per viaggi incentive programmati nel 2019 di cui era responsabile il tuo team?

  • Nord America - $ 4.206,00 *
  • Europa Occidentale - $ 2.483,00
  • Altro - $ 2.816,00

* La lettura del dato deve tenere conto della storica mancanza di infrastrutture critiche alternative al viaggio in aereo degli USA. La rete ferroviaria non è capillare e ben strutturata come in Europa e gli spostamenti sono prevalentemente via aerea.

 

c) Partendo dal presupposto che non esistono due programmi incentive uguali, come viene suddiviso il budget di spesa nel programma incentive?

  • 29% - Hotels
  • 22% - Trasferimento aereo
  • 21% - Food and Beverage
  • 15% - Attività in programma
  • 9% - Trasferimenti via terra
  • 7% - Altro

 

d) Come sono cambiati i numeri delle persone (personale preposto, ospiti e altri partecipanti) coinvolte nei viaggi incentive che avete organizzato nell’anno in corso (2019) rispetto all’anno passato?

  • 35% - Da +1% a +10%
  • 12% - Da +11% a oltre +20%
  • 32% - nessuna variazione
  • 10% - Da -1% a -5%
  • 14% - Da -6% a oltre – 20%

 

e) Quali sono le voci di costo più importanti che prevedi incideranno nei prossimi due anni (2020/2021) sulla spesa per persona nell’organizzazione dei tuoi viaggi incentive?

  • 63% - Costo Hotels
  • 56% - Costo trasferimenti aereo
  • 54% - Food and Beverage
  • 44% - MICE Travel Destinations
  • 20% - Durata del programma

 

Di particolare interesse sono le seguenti voci:

  • 35% - Location di lusso
  • 11% - Aerei di lusso

 

f) Quali azioni sta intraprendendo la tua Incentive Travel Agency per risultare più competitiva e offrire valore aggiunto ai tuoi programmi di viaggio?

  • 73% - Offerta di esperienze esclusive e uniche
  • 36% - Maggiore assistenza e servizi allo stesso costo
  • 35% - Maggiore offerta di servizi
  • 34% - Scontistica commisurata al numero di programmi incentive confermati
  • 32% - Flessibilità di pagamento

g) Quali sono gli elementi chiave che portano i tuoi Clienti a contattare la tua Agenzia viaggi Incentive?

  • 66% - Reputation
  • 60% - Creatività e innovazione dei programmi proposti
  • 59% - Capacità e prontezza di risposta alla richiesta
  • 53% - Affidabilità e relazioni pregresse

 

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(3) Come organizzare i tuoi eventi motivazionali al meglio?

Si può essere portati a fare confusione tra due termini molto simili ma dal significato completamente diverso: Incentivi e Incentive.

L’incentivo è un premio economico, un regalo. Anche l’incentive è un premio ma è un’esperienza e, come tale, è unica e irripetibile. Il viaggio è l’unica cosa imparagonabile.

Ci sarà sempre qualcuno che fa un regalo più costoso o uno sconto più alto, ma due viaggi non sono mai paragonabili perché sempre e comunque unici e per questo di gran lunga più efficaci da un punto di vista di gratificazione.

Infatti, secondo numerose ricerche di settore, oltre la metà dei dipendenti (e anche dei clienti!) preferisce i viaggi incentive a qualsiasi altro tipo di benefit aziendale. Ma perché possa essere ricordato come un’“esperienza unica”, non basta un’organizzazione che sia priva di intoppi, bisogna renderlo sorprendente, memorabile, straordinario.

Un viaggio Incentive può essere organizzato direttamente dall’Azienda, se la stessa ha un reparto preposto. Quando non è così, il suggerimento è di rivolgersi a un’agenzia viaggi incentive specializzata, che con professionalità e competenza, sarà in grado di offrire la soluzione migliore rispetto alle aspettative e al budget messo a disposizione. E in Italia, abbiamo delle vere e proprie eccellenze!

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Ma quali sono i passaggi fondamentali da seguire per organizzare un evento di successo?

a) Scegliete la destinazione
Non abbiate paura di sperimentare nuove destinazioni. Non siate ripetitivi nella proposta altrimenti il “premio” diventerà meno desiderabile e farà sfumare la magia della scoperta. Potete spaziare nella scelta e optare per un evento di carattere nazionale o a medio/lungo raggio.
Per i meccanismi reconditi del cervello un’esperienza nuova e diversa permette di collegare il nome del Brand al momento vissuto (ad esempio, un buon pranzo), alla località e all’evento stesso.
Ovviamente, la scelta dipende anche dal budget a disposizione, dalla durata e dal numero di partecipanti.

b) Stabilite la data giusta
Scegliete una data che non coincida con delle festività o con un periodo legato alle ferie, per non mettere in difficoltà i vostri ospiti e rischiare di non avere il riscontro desiderato.
Inoltre, valutate il periodo in base alle condizioni climatiche nella destinazione scelta e definite l’evento in un periodo in cui l’assenza dei vostri collaboratori/clienti non danneggi eccessivamente la produttività o le vendite.
La scelta della data giusta non è un compito facile e potrebbe richiedere tempo e pazienza ma, incrociando un po’ di dati, il vostro team e/o l’Incentive Travel troveranno certamente quella più congeniale.

c) Create delle offerte personalizzate per i vostri ospiti
Informatevi sui gusti e sulle abitudini dei vostri ospiti in modo da trovare una formula che possa piacere a tutti.
Se, per esempio, i partecipanti sono un team misto in cui alcuni componenti sono appassionati sportivi mentre altri non amano l’attività fisica e preferiscono visitare monumenti, fate in modo da scegliere una destinazione che possa offrire entrambe le possibilità.
Se, invece, il vostro scopo e spingere i vostri ospiti a passare più tempo insieme, proponete delle attività comuni in cui tutti possano sentirsi a proprio agio.
Scegliete tra le formule con soggiorno in Hotel, Residence, villaggio o le soluzioni in Tour, se state pensando a più tappe di visita.
Se i vostri ospiti sono appassionati di calcio, legate l’incentive ad una partita attesa e sentita; se sono appassionati di enogastronomia, offrite loro una degustazione di vini pregiati.
Insomma, cercate di creare un’esperienza speciale che rimanga impressa e che leghi il Brand dell’azienda al momento particolare che state offrendo loro.

d) Organizzate il vostro viaggio incentive per step, dandovi degli obiettivi precisi
Qual è l’obiettivo che volete raggiungere con l’organizzazione del vostro viaggio incentive?
Volete presentare il vostro ultimo prodotto attraverso una convention? Volete aumentare la coesione all’interno del vostro team? Volete premiare i vostri clienti (o collaboratori) per il raggiungimento di un risultato eccezionale?
Tenete sempre presente lo scopo del vostro evento e costruite l’agenda delle attività in base alle motivazioni che vi hanno spinto a investire nell’organizzazione del vostro viaggio di incentivazione.
Le risposte ai vostri obiettivi porteranno a soluzioni diverse, in modo da raggiungere lo scopo e creare un ritorno efficace e soddisfazione generale.

e) Create delle esperienze uniche
Proponete esperienze che i vostri ospiti non potrebbero vivere se visitassero la destinazione per conto proprio.
Lasciate perdere la visita guidata standard e optate per una soluzione creativa, magari in auto d’epoca!
Offrite una cena di gala in un ristorante rinomato stellato o preparata da un cuoco di fama, magari accompagnato da un intrattenimento con personaggi conosciuti che gli ospiti non si aspetterebbero mai di poter vedere dal vivo e così da vicino.
Non dimenticate mai che un viaggio incentive ha uno scopo motivazionale (e, dunque, atto ad aumentare la produttività): nessuno si sente motivato da una situazione che non ha nulla di nuovo e di sorprendente.

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(4) Quali sono le incentive travel destinations più richieste per il 2020?

Quali sono le considerazioni più importanti da fare per arrivare alla scelta della destinazione per il programma di un viaggio incentive?
Abbiamo appena visto che la scelta della destinazione è molto importante sia perché deve essere di attrattiva verso l’ospite sia perché deve essere in grado di offrire le giuste alternative di esperienze da vivere, in base all’eterogeneità dei partecipanti.

Aldilà di questi fattori, è anche importante prendere in considerazione un’altra serie di parametri, quali:

La garanzia di sicurezza dei partecipanti
E’ evidente che nella scelta della destinazione bisognerà tenere conto della stabilità politica della destinazione scelta.
Un esempio classico è l’Egitto che nei primi anni 2000 è stata una delle mete preferite per gli incentive e che per un lungo periodo è stata poi messa da parte a causa della situazione di instabilità. Ora, per fortuna, si è tornati ad una situazione di sicurezza e la destinazione è tornata a essere meta di turismo sempre più in crescita.

La presenza di infrastrutture qualificate
Per l’organizzazione di un evento di successo è indispensabile una buona offerta di infrastrutture di alto livello qualitativo. Location in grado di soddisfare l’estetica, il comfort e la gradevolezza del soggiorno – meglio, se si ha la sensazione di lusso - come l’aspetto più prettamente lavorativo, come la disponibilità di una sala congressi capiente dotata di apparecchiature tecnologiche efficienti, ecc.
Scegliete con cura la struttura ricettiva e considerate anche l’eventuale presenza di una SPA, di un centro benessere e di una palestra, in modo da consentire ai vostri ospiti la possibilità di concedersi momenti di totale relax.

La distanza e le ore di volo necessarie a raggiungere la meta prescelta
La pianificazione del programma incentive deve tenere conto delle ore di volo necessarie a raggiungere la destinazione scelta.
Se il progetto prevede un soggiorno di tre giorni, una destinazione lungo raggio che richiede molte ore di volo non risulta certamente la soluzione più congeniale.
Fate una valutazione accurata dei tempi di trasferimento aereo e via terra e affidatevi ai consigli degli esperti di settoreThat Aviation Italia come le agenzie specializzate in incentive travel – che potranno indirizzarvi verso le mete più adatte al raggiungimento del vostro obiettivo, tenuto conto delle esigenze del vostro planning.

Detto questo, le destinazioni incentive 2020 per le quali THAT! sta ricevendo il maggior numero di richieste sono voli di corto/medio raggio. Nello specifico, le più gettonate sono:

Cagliari;
Kalamata;
Praga;
Budapest;
Marrakech;
Lisbona;
Reykjavík.

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(5) Quali sono i mezzi di trasporto più utilizzati nell’organizzazione di un incentive?

Se la scelta della destinazione e della location sono di cruciale importanza per la buona riuscita del vostro evento aziendale, non meno importanti sono la cura e la scelta dei mezzi di trasporto e della logistica.
I trasporti rientrano in quell’insieme di attività di prenotazione e organizzazione che sono precedenti al soggiorno e sono assolutamente fondamentali non solo da un punto di vista logistico ma anche dal punto di vista emozionale.

Non dimentichiamoci mai che un viaggio incentive ha tra i suoi obiettivi quello di creare un forte spirito di appartenenza, di condivisione e di gruppo. Questo meccanismo si innesca sin dal momento della partenza se non, addirittura, dal momento del check-in e della consegna bagagli.

La scelta dei mezzi di trasporto è, quindi, molto importante perché è da qui che si inizia a costruire il successo dell’evento.

Occorre essere metodici, coerenti, avere una tabella di marcia e, allo stesso tempo avere la prontezza di reazione a situazioni impreviste (variazioni dell’ultimo minuto, richieste fuori dallo standard) con elasticità e capacità di problem solving.

Ecco perché molte Incentive House si rivolgono a THAT! per la gestione dei voli dei viaggi incentive da loro gestiti!

Non è solo la scelta tra voli di linea, voli low-cost o noleggio aereo privato (charter) ma è anche la gestione dei voli di avvicinamento, quando i partecipanti sono dislocati in diverse aree geografiche e il gruppo parte da un aeroporto (o più aeroporti, a seconda dei casi) specifico. Un lavoro complesso, che deve essere in continuo aggiornamento fino al momento della partenza e che può subire modifiche fino al decollo del/i volo/i di ritorno. Un lavoro che prevede anche un’emissione di biglietteria aerea (non sempre necessaria nel caso dei voli charter).

E’ evidente che - considerato che uno degli obiettivi degli incentive è quello di fare sentire i partecipanti “parte di un gruppo”, di “essere premiati” e di dare la sensazione di “unicità” dell’esperienza vissuta - con i voli di linea e i voli low-cost questo obiettivo è difficilmente raggiungibile.

Questo tipo di voli, essendo programmati, non permettono la distinzione tra un normale passeggero e i partecipanti all’incentive: il gruppo perde di coesione e si disperde tra i singoli passeggeri. Mentre il charter aereo privato viene costruito su misura per l’evento e, di conseguenza, è totalmente personalizzabile.

Inoltre, sia i voli di linea che quelli low-cost sono schedulati su tratte fisse: partenza dall’aeroporto A e arrivo all’aeroporto B.

Un volo charter può essere programmato tenendo conto delle reali esigenze logistiche del MICE specifico e arrivare anche su aeroporti diversi da quelli tradizionali. Aeroporti minori, ma più vicini alla location scelta e che permettono, quindi, di ridurre il tempo di trasferimento via terra (più noioso e faticoso) dall’aeroporto di arrivo fino alla struttura di accoglienza prestabilita.

Anche l’orario di partenza, sia in andata che nel ritorno, viene definito in base alle esigenze del cliente, a tutto vantaggio della pianificazione dell’agenda meeting e dell’organizzazione dell’evento.

Ma non basta!

L’aereo privato consente di creare una vera e propria community di “eletti all’evento” e la personalizzazione del catering di bordo, del messaggio di benvenuto, del peso bagaglio consentito, la brandizzazione dell’interno come della carlinga dell’aereo, rendono unico e inimitabile il viaggio e l’evento stesso.

Ricordate che il modo in cui viaggeranno i vostri ospiti avrà un impatto fondamentale sul viaggio intero.

E qui non è più solo una questione di comfort e di comodità: è una questione di condivisione, di storytelling e di senso di appartenenza.

Il logo aziendale che caratterizzerà i telini poggia testa, piuttosto che la carta dei cioccolatini offerti durante il servizio di catering, il catering stesso - personalizzato e definito con attenzione assieme alla proposta di beverage (varietà e scelta della casa vinicola incluse) – il nome e l’ideogramma dell’Azienda sulla carlinga dell’aereo e fin nell’area check-in, assicurano l’affermazione del Brand, il prestigio e la sua notorietà. E di sicuro, farà sentire i vostri ospiti, parte di qualcosa di assolutamente unico ed esclusivo.

E’ da qui che parte il processo di team building che riflette la natura dell’incentive trip!

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(6) Cosa ti può offrire THAT! per fare la differenza nell’organizzazione di un charter dedicato?

That Aviation Italia è tra gli air charter broker leader sul mercato italiano e fa dei viaggi incentive uno degli elementi principali del proprio core business.

Con oltre 15 anni di presenza sul mercato dell’organizzazione di voli charter e noleggio aerei privati ad hoc è in grado di offrire una vasta scelta di aeromobili e un’ampia gamma di servizi per rendere unico e speciale ogni tipo di evento aziendale.

THAT! si propone prima di tutto come consulente esperto nell’ambito dell’aviazione commerciale charter e dell’aviazione generale executive per guidarvi nella scelta più congeniale alle caratteristiche dell’incentive che state creando.

Il nostro apporto non si ferma al semplice noleggio aereo privato ma si espande all’assistenza – 24/ 7 – che forniamo:

• Durante la fase di programmazione del/dei volo/voli;
• Al momento della partenza dall’Italia con la presenza di un nostro incaricato in aeroporto che segue le operazioni di check-in, di consegna bagaglio e di imbarco;
• Durante l’evento aziendale, in modo da gestire in real-time le eventuali modifiche in corso d’opera;
• Al momento del rientro (su richiesta) con la presenza nell’aeroporto in loco di un nostro incaricato in aeroporto che segue le operazioni di check-in, di consegna bagaglio e di imbarco;
• Nella fase post-evento, nell’eventualità della gestione di pratiche post-volo con la compagnia aerea.

La nostra presenza pluriennale sul mercato e l’affidabilità riconosciuta alla nostra società sono garanzia di competenza e di punto di riferimento sul territorio nazionale e internazionale.

Oltre alle proposte standard di aerei Boeing, Airbus, Bombardier, Fokker, Embraer, Dornier e turboelica ATR, nel tempo, abbiamo ampliato la nostra offerta con voli in complete full business class (BBJ), una rarità nell’ambito degli incentive in grado di elevare l’evento a quel concetto di lusso che, come si evince dalle più recenti statistiche, è una richiesta sempre più presente nel settore incentive, MICE e DMC.

Le compagnie aeree con le quali collaboriamo in Italia, Spagna, Inghilterra, Grecia e Lituania sono dei veri e propri partner che ci permettono di avere un proficuo scambio reciproco in termini di supporto ed entrature privilegiate con i rispettivi mercati.

Recentemente, abbiamo implementato la nostra offerta con il servizio di emissione biglietteria per i voli di avvicinamento all’aeroporto di partenza previsto.
Si tratta di un ulteriore vantaggio offerto alle Incentive Travel Agency che le libera di un compito oneroso sia in termini di tempo che in termini di dispendio energie.
In questo modo, tutta la gestione dei voli aerei viene raggruppata e seguita sia all’interno dell’Incentive Travel che direttamente da THAT!
Un doppio controllo, sotto un’unica gestione concordata che garantisce sicurezza e accuratezza.

Infine, THAT! è in grado di offrire un servizio di personalizzazione dell’area check-in e dell’aeromobile che comprende ogni tipo di oggettistica e messaggistica oltre alla definizione di servizi di bordo concordati sia nel menù che nell’offerta delle bevande, della personalizzazione della carlinga con logo aziendale e peso/dimensioni bagaglio consentiti diversi da quelli standard.

That Aviation Italia è molto di più di un air charter broker: è il vostro partner nell’organizzazione dei voli privati per le vostre convention, i vostri team building, MICE, DMC, incentive ed eventi aziendali dai grandi numeri.


That Aviation Italia, oltre il noleggio aereo.

Contattaci per informazioni e richieste di preventivo volo.

 

 


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